Outlook Classic, Outlook New oder eM Client: Welcher Mail-Client passt zu Ihrem Unternehmen?

Microsoft stellt Outlook Classic schrittweise ein. Die Nachfolge tritt Outlook New an, eine Webapp im Desktop-Gewand. Gleichzeitig gewinnt eM Client als Alternative an Bedeutung. Und mit Thunderbird steht ein Open-Source-Kandidat bereit, der sich gerade neu erfindet. Wir vergleichen diese Clients aus Sicht eines IT-Dienstleisters, der tagtäglich mit diesen Produkten in Kundenumgebungen arbeitet.

Outlook Classic: Der bewährte Standard

Outlook Classic (Teil von Microsoft Office bzw. Microsoft 365 Apps) ist seit über 25 Jahren der De-facto-Standard in Unternehmen. Die Software läuft als vollwertige Desktop-Anwendung, speichert Daten lokal und kommuniziert direkt mit Exchange-Servern oder über MAPI, IMAP und POP3.

Was Outlook Classic gut macht:

Die Offline-Fähigkeit ist vollständig. Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben stehen auch ohne Internetverbindung zur Verfügung. Für Unternehmen mit Aussendienst oder an Standorten mit instabiler Verbindung ist das kein Komfortmerkmal, sondern Voraussetzung.

Die Integration mit Exchange und Microsoft 365 ist tief. Shared Mailboxes, Raumpostfächer, öffentliche Ordner und Stellvertretungsrechte funktionieren verlässlich. Wer komplexe Berechtigungsstrukturen betreibt, weiss die Stabilität von Outlook Classic zu schätzen.

Drittanbieter-Add-ins für Archivierung, CRM-Anbindung oder Verschlüsselung (etwa S/MIME und PGP-Plugins) sind ausgereift und seit Jahren im Einsatz.

Verwaltung und MDM:

Outlook Classic lässt sich über Microsoft Intune, Gruppenrichtlinien (ADMX-Templates) und den Microsoft Endpoint Manager zentral verwalten. Signatur-Management, Sicherheitsrichtlinien, automatische Kontoeinrichtung und Update-Steuerung sind über diese Kanäle abbildbar. Für IT-Abteilungen, die Endpoint-Management betreiben, ist das der Goldstandard. Kein anderer Mail-Client lässt sich so granular steuern.

Wo die Probleme liegen:

Microsoft hat das Support-Ende für Outlook Classic mehrfach verschoben, aktuell ist 2029 als Zielmarke kommuniziert. Aber schon jetzt fliessen neue Funktionen nur noch in Outlook New. Outlook Classic wird nicht mehr aktiv weiterentwickelt, sondern nur noch gewartet.

PST-Dateien bleiben ein Dauerthema. Beschädigte PST-Dateien, aufgeblähte lokale Speicher und die Frage, wo Backups dieser Dateien landen, beschäftigen IT-Abteilungen seit Jahrzehnten. Für Unternehmen, die auf professionelle Backup-Lösungen setzen, ist das ein bekannter Schmerzpunkt.

Die Lizenzierung läuft über Microsoft 365 Business oder Enterprise Pläne. Outlook Classic ist in Microsoft 365 Apps for Business (ab ca. 11,70 EUR/Nutzer/Monat) enthalten, allerdings umfasst dieser Plan nur die Desktop-Anwendungen, kein Exchange Online, kein Teams und keine Cloud-Dienste. Wer den vollständigen Stack will (Office-Apps plus Exchange Online, Teams, SharePoint), braucht mindestens Microsoft 365 Business Standard (ca. 12,50 EUR/Nutzer/Monat) oder die Enterprise-Varianten (E3, E5). Standalone-Lizenzen für Office 2024 gibt es noch, bieten aber keinen Exchange-Online-Zugang und laufen auf eine Sackgasse hinaus.

Outlook New: Microsofts Zukunft als Webapp

Outlook New ist keine klassische Desktop-Anwendung. Es handelt sich um eine Progressive Web App (PWA), die im Wesentlichen die Outlook.com-Oberfläche in ein eigenes Fenster verpackt. Microsoft positioniert Outlook New als Nachfolger von Outlook Classic und der Windows-Mail-App. Seit Anfang 2025 werden Unternehmen schrittweise auf Outlook New umgestellt.

Was Outlook New bietet:

Die Oberfläche ist modern und aufgeräumt. Wer Outlook im Browser nutzt, wird sich sofort zurechtfinden. Microsoft integriert Copilot-Funktionen und baut neue Features zuerst hier ein.

Die Einrichtung ist minimal. Konto eingeben, fertig. Kein Profil-Setup, keine lokalen Datenbanken, kein OST/PST-Management.

Outlook New ist in allen Microsoft 365 Plänen enthalten, auch in den günstigeren Business Basic Varianten (ab ca. 6 EUR/Nutzer/Monat). Es setzt keinen installierten Office-Stack voraus.

Verwaltung und MDM:

Outlook New wird als Teil des Microsoft-Ökosystems über Intune verwaltet. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind allerdings eingeschränkter als bei Outlook Classic, weil die Webapp-Architektur weniger lokale Eingriffspunkte bietet. ADMX-basierte Gruppenrichtlinien, wie sie für Outlook Classic existieren, greifen bei einer PWA naturgemäss nicht in der gleichen Tiefe. Microsoft baut die Intune-Integration laufend aus, aber Stand heute fehlen einige Steuerungsmöglichkeiten, die Administratoren von Outlook Classic gewohnt sind.

Die Probleme, die Unternehmen konkret betreffen:

Die Offline-Fähigkeit ist stark eingeschränkt. Outlook New speichert nur einen begrenzten Cache lokal. Wer den Rechner ohne Netzwerk aufklappt, sieht im besten Fall die letzten Tage, im schlechtesten Fall gar nichts. Für Unternehmen mit Mitarbeitern im Aussendienst oder an Standorten mit instabiler Internetverbindung ist das ein handfestes Problem. Und wer seine Netzwerksicherheit ernst nimmt, muss bei einer Webapp zusätzlich berücksichtigen, dass der gesamte Mail-Verkehr über den Browser läuft.

Drittanbieter-Add-ins, die auf COM oder VSTO basieren, funktionieren nicht. Das betrifft eine grosse Zahl an CRM-Integrationen, Archivierungslösungen und Verschlüsselungs-Plugins, die auf Outlook Classic aufbauen. Microsoft bietet ein neues Add-in-Modell (Web-basiert), aber viele Anbieter haben ihre Produkte noch nicht portiert, und manche Funktionen lassen sich technisch im neuen Modell nicht abbilden.

IMAP und POP3 werden nur eingeschränkt unterstützt. Outlook New ist primär auf Exchange Online und Microsoft-Konten (Outlook.com, Hotmail) ausgelegt. Wer eigene Mailserver betreibt oder Drittanbieter-Mailhoster nutzt, stösst auf Kompatibilitätsprobleme. Für Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur auf eigenen Servern betreiben, ist das relevant.

Ein Punkt, der in der Praxis oft übersehen wird: Die Verarbeitung findet in der Cloud statt. Bei einer PWA werden Daten über Microsoft-Server geroutet, auch wenn der Exchange-Server im eigenen Rechenzentrum steht. Für Unternehmen mit strengen Anforderungen an Datensouveränität und Compliance ist das nicht trivial. Gerade mit dem kommenden NISG 2026 verschärfen sich die Anforderungen an die Kontrolle über Datenflüsse weiter.

eM Client: Die leise Alternative

eM Client ist ein tschechischer E-Mail-Client, der seit 2007 entwickelt wird. Die Software läuft auf Windows und macOS als vollwertige Desktop-Anwendung mit lokaler Datenhaltung.

Was eM Client gut macht:

Der Client unterstützt Exchange (via EWS und Microsoft Graph), IMAP, POP3, CalDAV, CardDAV und sogar Google-Konten nativ. Diese Protokollbreite ist sein grösster Vorteil. Wer verschiedene Mailsysteme gleichzeitig einbinden muss, findet hier eine echte Lösung.

Die Oberfläche ist aufgeräumt und lässt sich anpassen. Die Lernkurve für Umsteiger von Outlook Classic ist gering. Kalender, Kontakte, Aufgaben und Chat (XMPP) sind integriert.

Offline-Fähigkeit ist vollständig. Alle Daten werden lokal synchronisiert, genau wie bei Outlook Classic.

S/MIME und PGP-Verschlüsselung sind eingebaut, ohne zusätzliche Plugins.

Lizenzierung:

eM Client bietet zwei Modelle. Die kostenlose Version ist auf zwei Mail-Konten beschränkt und für den kommerziellen Einsatz nicht freigegeben. Die Pro-Lizenz kostet einmalig 49,95 EUR pro Gerät (Stand April 2026, aktuelle Preise auf emclient.com prüfen) oder als Abo ca. 39,95 EUR pro Jahr. Für Unternehmen mit 50+ Mitarbeitern ist das auf den ersten Blick günstiger als Microsoft 365.

Es gibt keine Volumenlizenzierung im klassischen Sinn, aber Mengenrabatte ab 10 Lizenzen.

Verwaltung und MDM:

Hier liegt der grösste Schwachpunkt von eM Client im Unternehmenseinsatz. Es gibt keine ADMX-Templates für Gruppenrichtlinien. Es gibt keine native Integration in Microsoft Intune oder andere MDM-Lösungen. Es gibt kein zentrales Signatur-Management. Die Verteilung erfolgt über ein MSI-Paket, das sich über Endpoint-Management-Systeme oder Gruppenrichtlinien ausrollen lässt. Aber die Konfiguration nach der Installation (Kontoeinrichtung, Sicherheitseinstellungen, Update-Steuerung) bleibt weitgehend manuell oder muss über eigene Skripte gelöst werden.

Für ein Unternehmen mit 10 Arbeitsplätzen ist das handhabbar. Ab 50 oder 100 Geräten wird der Verwaltungsaufwand spürbar, und jede Stunde, die ein Administrator mit manueller Konfiguration verbringt, ist eine Stunde, die anderswo fehlt.

Wo eM Client sonst an Grenzen stösst:

Die Exchange-Anbindung über EWS funktioniert gut, ist aber nicht auf dem Niveau von Outlook Classic. Komplexe Szenarien mit öffentlichen Ordnern, Stellvertretungsrechten oder verschachtelten Shared Mailboxes können Probleme bereiten.

Das Add-in-Ökosystem ist klein. Wer auf spezifische Outlook-Plugins angewiesen ist (bestimmte CRM-Systeme, DMS-Integrationen, branchenspezifische Erweiterungen), wird diese bei eM Client nicht finden.

Achtung: EWS-Abschaltung im Oktober 2026

Ein Thema, das alle Nicht-Microsoft-Clients betrifft: Microsoft schaltet Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise ab [1]. Die vollständige Abschaltung soll bis April 2027 abgeschlossen sein. Das ist keine vage Ankündigung mehr. Microsoft hat einen konkreten, phasenweisen Abschaltplan veröffentlicht.

Warum ist das relevant? eM Client und Thunderbird nutzen EWS, um sich mit Exchange Online zu verbinden. Wenn EWS abgeschaltet wird, müssen diese Clients auf die Microsoft Graph API umstellen. eM Client unterstützt Graph bereits teilweise, aber ob der Umstieg zum Stichtag vollständig funktioniert, ist zum Zeitpunkt dieses Artikels nicht garantiert. Thunderbird hat erst Ende 2025 native EWS-Unterstützung eingebaut und steht vor der gleichen Herausforderung [2].

Für Unternehmen, die Exchange Online nutzen und einen Nicht-Microsoft-Client einsetzen wollen, ist das ein konkretes Risiko. Wer Exchange On-Premises betreibt, ist davon nicht betroffen, da EWS auf lokalen Exchange-Servern unverändert weiterläuft [1].

Administratoren sollten ihre EWS-Nutzung jetzt prüfen. Microsoft bietet EWS Usage Reports im Admin Center an. Wer bis Ende August 2026 keine Allowlist konfiguriert und EWSEnabled nicht explizit auf True setzt, wird im Oktober automatisch blockiert [3].

Die Kostenfalle: Outlook New unbrauchbar, also eM Client dazu?

In der Praxis sehen wir folgendes Szenario: Ein Unternehmen nutzt Microsoft 365 Business Standard (ca. 12,50 EUR/Nutzer/Monat) und stellt fest, dass Outlook New die Anforderungen nicht erfüllt. Fehlende Add-ins, eingeschränkte Offline-Fähigkeit, Probleme mit IMAP-Konten. Die naheliegende Reaktion: eM Client als Mail-Client einsetzen und Microsoft 365 nur noch für Exchange Online, Teams, SharePoint und die Office-Apps nutzen.

Das funktioniert technisch. Aber es löst eine Doppelstruktur aus, die Kosten und Komplexität treibt.

Die Microsoft-365-Lizenz zahlen Sie weiterhin, weil Sie Exchange Online, Teams und die Office-Apps brauchen. Die eM-Client-Lizenzen kommen obendrauf. Bei 50 Arbeitsplätzen sind das einmalig rund 2.500 EUR oder knapp 2.000 EUR pro Jahr im Abo. Dazu kommt der Verwaltungsaufwand: zwei Mail-Client-Konfigurationen pflegen statt einer, fehlende MDM-Integration für eM Client separat lösen, und bei jedem Onboarding eines neuen Mitarbeiters zwei Systeme statt eines einrichten.

Die eigentliche Frage ist deshalb nicht "Was kostet eM Client?", sondern "Was kostet es, zwei Systeme parallel zu betreiben, weil eines davon nicht reicht?" Die Antwort hängt davon ab, ob man die Doppelkosten als kurzfristigen Preis oder als strategische Investition betrachtet. Wer eM Client nur als günstigeren Outlook-Ersatz sieht, wird enttäuscht. Wer den Wechsel als ersten Schritt zur Entkopplung von Microsofts Plattform versteht, mit der Option, mittelfristig auch die Cloud-Seite zu wechseln, rechnet anders.

Weitere Mail-Clients für den Geschäftseinsatz

Neben eM Client gibt es weitere Alternativen, die für den Unternehmenseinsatz in Frage kommen.

Mozilla Thunderbird ist der bekannteste Open-Source-Mail-Client und wird aktuell massiv weiterentwickelt. Das Projekt ist finanziell stabil (über 8 Millionen USD an Spendeneinnahmen pro Jahr [4]) und hat ambitionierte Pläne: native Exchange-Unterstützung (seit Version 145, November 2025), eine überarbeitete Kalender- und Kontakteverwaltung, und mit Thunderbird Pro ein kommendes Angebot für Cloud-Speicher und Terminplanung.

Für den Unternehmenseinsatz bietet Thunderbird MSI-Pakete zur Verteilung, Konfiguration über policies.json (plattformübergreifend) und Unterstützung für Windows-Gruppenrichtlinien. Das ist mehr als eM Client bietet, aber weniger als Outlook Classic. Ein zentrales Management über Intune ist nicht nativ vorgesehen, lässt sich aber über MSI-Deployment und Konfigurationsdateien abbilden.

Der grosse Haken: Thunderbird hat Exchange-Support erst seit kurzem und nutzt dafür EWS. Mit der EWS-Abschaltung in Exchange Online ab Oktober 2026 steht Thunderbird vor derselben Herausforderung wie eM Client. Ob die Umstellung auf Microsoft Graph rechtzeitig kommt, ist offen [2]. Wer Exchange On-Premises nutzt, hat dieses Problem nicht.

Thunderbird ist kostenlos. Das klingt attraktiv, aber "kostenlos" heisst nicht "aufwandlos". Die Konfiguration für 50+ Arbeitsplätze erfordert Expertise, und kommerzieller Support ist nur über Drittanbieter erhältlich.

Mailbird ist ein Windows-Client mit moderner Oberfläche und guter Multi-Account-Verwaltung. Er unterstützt IMAP und POP3, bietet Integrationen mit Produktivitätstools (Kalender, Aufgaben, diverse Apps) und ist optisch ansprechend. Für den Unternehmenseinsatz fehlt aber die Exchange-Unterstützung via EWS oder Graph. Die Lizenz kostet ab ca. 4 EUR/Monat im Jahresabo. Mailbird ist eine Option für Teams, die keinen Exchange nutzen und einen einfachen, modernen IMAP-Client suchen. Für die meisten österreichischen KMUs, die auf Microsoft 365 setzen, reicht das nicht.

Google Workspace (Gmail) ist für Unternehmen relevant, die komplett auf Google setzen. Die Weboberfläche ist ausgereift, die Verwaltung über die Google Admin Console ist zentral, und die Integration mit Google Meet, Drive und Docs ist nahtlos. Aber: Gmail ist ein Webmail-Client. Offline-Funktionalität ist eingeschränkt, und die Integration mit Microsoft-Diensten ist begrenzt. Für Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind, ist ein Wechsel zu Google Workspace kein Client-Wechsel, sondern ein Plattform-Wechsel mit allen Konsequenzen.

Lizenzkosten im Vergleich

Für ein Unternehmen mit 50 Arbeitsplätzen sehen die jährlichen Kosten ungefähr so aus:

Outlook Classic (via M365 Business Standard, also inklusive Exchange Online, Teams und SharePoint) kommt auf rund 7.500 EUR pro Jahr (50 × 12,50 EUR × 12 Monate). Da ist der gesamte Stack enthalten: Desktop-Apps, Exchange Online, Teams, SharePoint und so weiter. Wer nur die Desktop-Apps braucht und Exchange separat löst, kann mit M365 Apps for Business (ca. 11,70 EUR/Nutzer/Monat, ohne Cloud-Dienste) günstiger fahren.

Outlook New (via M365 Business Basic) liegt bei rund 3.600 EUR pro Jahr (50 × 6 EUR × 12 Monate). Allerdings fehlt hier der installierte Office-Stack, man arbeitet nur mit Web-Apps.

eM Client Pro (Einmalkauf) kostet einmalig ca. 2.498 EUR (50 × 49,95 EUR). Im Abo sind es rund 1.998 EUR pro Jahr. Dazu kommen bei Bedarf die Kosten für Exchange Online oder einen anderen Mailserver, und der zusätzliche Verwaltungsaufwand ohne MDM-Integration.

Thunderbird ist kostenlos. Die Kosten entstehen durch Konfigurationsaufwand, fehlenden kommerziellen Support und die nötige Expertise für den Rollout.

Der reine Kostenvergleich führt aber in die Irre. Microsoft 365 Business Standard bringt den gesamten Stack mit. eM Client und Thunderbird sind nur Mail-Clients. Wer Office-Anwendungen und Cloud-Dienste braucht (und das tun die meisten Unternehmen), zahlt Microsoft 365 weiterhin. Ein alternativer Mail-Client ist dann kein Ersatz, sondern eine Ergänzung. Die Frage ist, ob sich die Mehrkosten und der Verwaltungsaufwand durch den strategischen Gewinn (Plattformunabhängigkeit, Rückfallmöglichkeit, perspektivisch europäische Alternativen) rechtfertigen.

Unsere Einschätzung aus der Praxis

Wir betreuen als IT-Dienstleister Unternehmen unterschiedlicher Grösse und sehen diese Clients regelmässig im Einsatz. Unsere Beobachtung:

Bei Outlook Classic abzuwarten ist riskanter als es aussieht. Ja, Outlook Classic funktioniert heute. Aber das Zeitfenster schliesst sich. Solange Outlook Classic noch verfügbar ist, hat man bei einem Umstieg auf eine Alternative einen Fallback: Wenn der neue Client nicht passt, kann man zurück. Sobald Microsoft Outlook Classic endgültig einstellt, fällt dieses Sicherheitsnetz weg. Dann steht man im schlimmsten Fall vor einem erzwungenen Wechsel von einem unpassenden System (Outlook New) in ein anderes, ohne Puffer und ohne Testphase. Deshalb stellen wir gerade aktiv Kunden auf Alternativen um. Nicht weil Outlook Classic schlecht ist, sondern weil man die Umstellung jetzt noch kontrolliert durchführen kann, mit Rückfallmöglichkeit.

Outlook New ist für Unternehmen mit einfachen Anforderungen brauchbar, wenn stabile Internetverbindung garantiert ist und keine Drittanbieter-Add-ins benötigt werden. Für alles andere ist es noch nicht reif. Die Webapp-Architektur bringt grundsätzliche Einschränkungen mit, die sich nicht einfach wegpatchen lassen. Die MDM-Steuerung über Intune wird besser, erreicht aber noch nicht das Niveau von Outlook Classic.

eM Client ist unsere bevorzugte Alternative, wenn Unternehmen sich aus der Abhängigkeit von Microsofts Client-Strategie lösen wollen. Die Protokollvielfalt (IMAP, CalDAV, CardDAV neben Exchange) ist dabei kein Selbstzweck, sondern hat einen strategischen Vorteil: Wer auf eM Client setzt, entkoppelt den Mail-Client von der darunterliegenden Plattform. Ein späterer Wechsel von Exchange Online zu einem europäischen Anbieter wie Nextcloud, Open-Xchange oder Kopano betrifft dann nur die Server-Seite. Den Client, an den sich die Mitarbeiter gewöhnt haben, tauscht man nicht mehr aus. Das ist ein erheblicher Unterschied zu einer reinen Outlook-Umgebung, in der Client und Cloud-Plattform so eng verzahnt sind, dass ein Plattformwechsel gleichzeitig einen Client-Wechsel erzwingt. Wer sich mit dem Thema Vendor Lock-in beschäftigt, kennt dieses Muster: Wir haben es bei der VMware-Broadcom-Situation ausführlich beschrieben.

Für österreichische Unternehmen, die sich mit Datensouveränität, DSGVO und der zunehmenden Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern auseinandersetzen, ist das ein relevanter Aspekt. Der Wechsel des Mail-Clients ist dann nicht nur eine technische Entscheidung, sondern ein erster konkreter Schritt in Richtung europäischer Alternativen.

Die Lizenzkosten sind auf den ersten Blick attraktiv, aber die fehlende MDM-Integration und die Doppelkosten bei paralleler Microsoft-365-Nutzung muss man ehrlich einrechnen. Und die EWS-Abschaltung im Oktober 2026 ist ein konkretes Risiko für alle, die Exchange Online nutzen.

Thunderbird ist ein Kandidat für die Zukunft, aber im Moment noch nicht reif für den breiten Unternehmenseinsatz mit Exchange Online. Die Entwicklung geht in die richtige Richtung, und für Umgebungen mit IMAP-Servern oder Nextcloud (CalDAV/CardDAV) ist Thunderbird schon heute eine solide Wahl. Die Gruppenrichtlinien-Unterstützung und policies.json geben Administratoren mehr Kontrolle als bei eM Client.

Unabhängig davon, für welchen Client Sie sich entscheiden: Die Umgebung muss passen. Ein Mail-Client ist immer nur so gut wie die Infrastruktur dahinter. Ob Exchange On-Premises, Exchange Online oder ein anderer Mailserver: die richtige Planung der IT-Infrastruktur entscheidet darüber, ob die Umstellung reibungslos läuft oder zum Dauerprojekt wird. Was bei dieser Entscheidung zu beachten ist, haben wir im Artikel Cloud oder eigene Hardware ausführlich behandelt.

Wenn Sie Fragen zur Migration oder zur Auswahl des richtigen Mail-Clients für Ihr Unternehmen haben, melden Sie sich bei uns. Wir beraten Sie gerne.

Quellen:

[1] Microsoft, "Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online" https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/deprecation-of-ews-exchange-online

[2] WebProNews, "Thunderbird's Ambitious 2026 Roadmap Bets Big on a Future Beyond Email" https://www.webpronews.com/thunderbirds-ambitious-2026-roadmap-bets-big-on-a-future-beyond-email/

[3] Microsoft, "Exchange Online EWS, Your Time is Almost Up" https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/exchange-online-ews-your-time-is-almost-up/4492361

[4] Mailbird, "Thunderbird Pro 2026: What Power Users Need to Know" https://www.getmailbird.com/thunderbird-pro-power-users-guide/

[5] eM Client, Pricing und Lizenzierung https://www.emclient.com/pricing

[6] Microsoft, "Microsoft 365 Business Plans Comparison" https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/business/compare-all-plans